L'auditeur va toujours seul pour le déjeuner

L'auditeur va toujours seul pour le déjeuner

C'est ici que seront publiés les articles du blog de Birthe Christiansen de la BCM Academy GmbH, notre filiale.

Avez-vous déjà remarqué cela ? Comment les visages changent-ils lorsque quelqu'un dit travailler aux affaires intérieures ? Ou comment les collègues du fauteuil glissent vers le bas lorsque "le meunier" de l'IR apparaît sur l'écran du téléphone ? Pourquoi l'audit interne est une institution utile, vous pouvez lire dans ce billet de blog.




Source de l'image : Shutterstock, libre de droits​

L'autre jour, pour la discussion préliminaire d'un cours de formation interne, je suis allé avec mon client à la cantine pour le déjeuner - oui, c'était dans la période pré-Corona. Ce jour-là, nous étions sur la route un peu plus tard et la cantine était déjà bien remplie. À une table de 8 personnes, une dame était assise - seule. J'ai suggéré que nous pourrions demander à ce qu'ils se joignent à nous. "En aucun cas ! Nous allons nous asseoir aussi loin que possible..." a répondu mon client. I : "Euh, pourquoi ?". Il : "C'est le commissaire aux comptes". J'ai dû sourire, ce qui m'a fait éprouver de la pitié pour la dame qui semblait en fait assez gentille. D'autant plus que personne ne s'est vraiment assis avec elle pendant toute la pause...

Des lacunes frustrantes dans le cycle de vie

Mon client était en train de se vider le cœur. Après tout, il n'aurait pas assez de ressources financières disponibles, il n'est donc pas étonnant que le cycle de vie du BCM ne puisse pas être mis en œuvre aussi bien. Il doit également répondre d'autres processus et préférerait faire de la BCM à plein temps. Mais des économies sont réalisées partout. La direction générale se fixe toujours pour objectif de faire en sorte que la GCA ne soit "pas trop grande" - elle doit satisfaire les auditeurs externes, mais ne pas être trop coûteuse. Et en général, il est heureux qu'on lui ait donné de l'argent pour former ses coordinateurs pendant deux jours. Néanmoins, il est pleinement conscient des lacunes dans son cycle de vie - ce qui le frustre.

Le cycle de vie du BCM se compose de plusieurs phases qui s'appuient les unes sur les autres et sont interdépendantes. Chaque année du cycle de vie se termine par la "phase de validation". Cela comprend plusieurs tâches pour le BC Manager et aussi au niveau opérationnel, les départements spécialisés avec leurs coordinateurs BC :

  • Test et pratique

  • Maintenance des documents

  • Audits

Toutes les étapes, et donc toute la phase de validation, visent à prouver la viabilité du système BCM. La qualité doit être améliorée.

Les stores se baissent sur l'audit...

La qualité ... s'améliorer ... tout cela semble formidable ! Les tests et la pratique semblent également passionnants - lorsqu'il s'agit de la maintenance des documents, l'enthousiasme est déjà retombé, mais lors de l'audit, c'est souvent fini - les stores baissent. Pourquoi en est-il ainsi ?

L'auditeur vérifie l'exactitude des processus, c'est-à-dire qu'il examine comment les propriétaires des processus ont fait leur travail. Il le fait généralement à l'aide d'un catalogue d'audit. On peut comprendre que les auditeurs soient très précis à cet égard - ce qui leur donne souvent des noms peu flatteurs. "Kontrolletti" ou "Erbsenzähler" sont des expressions relativement amicales. En règle générale, l'auditeur annonce sa visite à l'avance, ce qui entraîne souvent une mauvaise humeur dans la région concernée.

L'objectif est de rechercher les points faibles et les lacunes, presque de les détecter, puis de les consigner par écrit dans un rapport. Et où va le rapport ? Jusqu'au sommet, bien sûr... De là, la pression augmente à nouveau - pourquoi y a-t-il telle ou telle lacune ici et là ? Pourquoi ce processus n'est-il pas encore pleinement mis en œuvre ? Beaucoup de questions désagréables... Souvent, le temps qui s'écoule avant la première visite de l'auditeur est utilisé pour semer un peu d'herbe à la hâte ou pour combler rapidement certaines lacunes. Qui voudrait avoir l'air mauvais pour les raisons mentionnées ci-dessus ?

Cette attitude de base plutôt négative est certainement humaine d'une certaine manière, la personne se rapporte directement et immédiatement à elle-même les faiblesses constatées.

Toutefois, si le directeur de la BC parvient à se libérer de ce piège de l'automatisme, une autre vue peut être possible. En fin de compte, nous pouvons aussi considérer l'auditeur comme notre allié.

Les BC Managers qui ont terminé leur formation avec nous à la BCM Academy ont tous quelque chose en commun : ils sont enthousiastes à propos du processus "BCM". Cela signifie qu'ils sont tous - au plus tard après la formation - très désireux de mettre en place un système pratique et efficace mais qui fonctionne définitivement. Cette motivation intrinsèque est une très bonne condition préalable.

Pas de soutien d'en haut - c'est souvent le problème

Le client que j'ai mentionné plus haut lors de la discussion à la cantine partage cette attitude - son problème et celui de beaucoup d'autres est tout autre : l'enthousiasme n'est pas vraiment partagé par la direction. Le résultat : aucun soutien - ni en termes d'ambassade, ni en termes de ressources - financières ou en personnel. Et c'est seulement avec enthousiasme que l'on ne peut pas mettre en place un processus "correctement".

Mais maintenant, l'auditeur entre à nouveau en jeu. Il ou elle est généralement très consciencieux dans son travail et oui, il y a certainement des points faibles - mais cela peut aussi être une opportunité pour nous, les managers de BC ! Comme nous l'avons déjà appris dans mon article de blog "Melon Reporting - Green Outside, Red Inside", les cadres supérieurs ont une "allergie au rouge". Beaucoup de rouge pourrait signifier que nous pourrions finalement obtenir un rendez-vous "là-haut" où nous devons expliquer tout le rouge. Si nous nous préparons bien pour cette réunion, nous pourrons peut-être sensibiliser un peu plus le sommet et, si nécessaire, obtenir plus de ressources pour une meilleure mise en œuvre.

Et puis il y a les autres cas où le directeur de la BC fait simplement du bon travail - au mieux de ses connaissances et de sa conscience. Pourtant, des erreurs peuvent être commises ou des points "oubliés". Il est donc bon qu'une personne neutre jette un coup d'œil et nous signale les lacunes en période de calme, que nous pouvons ensuite combler. C'est mieux en fonctionnement normal que lorsque notre système BCM nous explose au visage au moment où nous en avons le plus besoin : En cas de crise ou d'urgence.

Il n'y avait pas pensé de cette façon...

Pendant la pause déjeuner avec mon client, j'ai simplement expliqué mon autre vision des choses - il n'avait jamais vu ça comme ça auparavant.

Peut-être devrions-nous (après Corona) nous asseoir avec nos collègues du département d'audit de temps en temps et déjeuner ensemble ou prendre un café ... d'après ma propre expérience, je peux dire que les auditeurs sont tout simplement des gens sympathiques qui veulent bien faire leur travail. Un travail qui est censé rendre une entreprise meilleure et plus sûre - si ce n'est pas ce que nous avons en commun avec les managers de BC, les managers de crise et les managers de ITSC !


#planb #goforresilience #bcmacademyhh #alancepourlesauditeurs

Back