El auditor siempre va solo para el almuerzo

El auditor siempre va solo para el almuerzo

Aquí es donde se publicarán las entradas del blog de Birthe Christiansen de la Academia BCM GmbH, nuestra subsidiaria. 

¿Alguna vez te has dado cuenta de eso? ¿Cómo cambian las caras cuando alguien dice que trabaja en Asuntos Internos? ¿O cómo los colegas de la silla se deslizan cuando "el molinero" de IR aparece en la pantalla del teléfono? Por qué la Auditoría Interna es una institución útil, puedes leer en esta entrada del blog.




Fuente de la imagen: Shutterstock, royalty-free​

El otro día, para la discusión preliminar de un curso de entrenamiento interno, fui con mi cliente a la cantina para almorzar - sí, eso fue en el período pre-Corona. Ese día estábamos en la carretera un poco más tarde y la cantina ya estaba bien llena. En una mesa para 8 personas se sentó una dama, sola. Hice la sugerencia de que podríamos pedir allí que se nos uniera. "¡De ninguna manera! Nos sentaremos lo más lejos posible...", respondió mi cliente. Yo: "Uh, ¿por qué?". Él: "Este es el auditor". Tuve que sonreír, por lo que de alguna manera sentí lástima por la dama que en realidad parecía bastante agradable. Sobre todo porque nadie se sentó realmente con ella durante todo el descanso...

Frustrantes brechas en el ciclo de vida

Mi cliente sólo estaba derramando su corazón. Después de todo, no tendría suficientes recursos financieros disponibles, por lo que no era de extrañar que el ciclo de vida de la BCM no se pudiera implementar tan bien. También tiene otros procesos de los que responder y preferiría hacer BCM a tiempo completo. Pero se ahorra en todas partes. La alta dirección siempre se fija el objetivo de hacer que el BCM "no sea demasiado grande" - debería satisfacer a los auditores externos, pero no ser demasiado caro. Y en general, está contento de que le hayan dado dinero para entrenar a sus coordinadores durante dos días. Sin embargo, es plenamente consciente de las lagunas en su ciclo de vida, lo que le frustra.

El ciclo de vida de la MBC consiste en varias fases que se construyen unas sobre otras y son interdependientes. Cada año del ciclo de vida termina con la llamada "fase de validación". Esto a su vez comprende varias tareas para el Gerente de la BC y también a nivel operacional, los departamentos especializados con sus coordinadores de la BC:

  • Prueba y práctica

  • Mantenimiento de los documentos

  • Auditorías

Todos los pasos juntos, y por lo tanto toda la fase de validación, tienen como objetivo probar la viabilidad del sistema BCM. La calidad debe ser mejorada.

Las persianas bajan en la auditoría...

Calidad... mejorar... ¡todo eso suena genial! Probar y practicar también suena emocionante - cuando se trata de mantenimiento de documentos el entusiasmo ya está disminuyendo, pero en la auditoría a menudo se acaba - las persianas bajan. ¿Por qué es así?

El auditor comprueba la corrección de los procesos, es decir, mira cómo los propietarios de los procesos han hecho su trabajo. Normalmente lo hace con un catálogo de auditoría. Los auditores son comprensiblemente muy precisos en este sentido, lo que a menudo les da nombres poco halagüeños. "Kontrolletti" o "Erbsenzähler" son expresiones relativamente amigables. Por regla general, el auditor anuncia su visita con antelación, lo que a menudo provoca un mal humor en el área respectiva.

El objetivo es buscar los puntos débiles y las deficiencias, casi detectarlos, y luego registrarlos por escrito en un informe. ¿Y dónde va el informe? Hasta la cima, por supuesto... A partir de ahí la presión se incrementa de nuevo - ¿por qué hay tantos y tantos huecos aquí y allá? ¿Por qué no se ha aplicado aún plenamente este proceso? Muchas preguntas desagradables... A menudo el tiempo hasta la primera visita del auditor se utiliza para sembrar un poco de hierba de prisa o para rellenar rápidamente ciertos huecos. ¿A quién le gustaría quedar mal por las razones mencionadas?

Esta actitud básica bastante negativa es ciertamente humana en cierto modo, la persona relaciona las debilidades encontradas directa e inmediatamente a sí misma personalmente.

Sin embargo, si el Administrador de la BC puede lograr liberarse de esta trampa del automatismo, otra visión puede ser posible. En última instancia, también podemos ver al auditor como nuestro aliado.

Los gerentes de BC que han completado su entrenamiento con nosotros en la Academia BCM tienen algo en común: están entusiasmados con el proceso "BCM". Esto significa que todos - a más tardar después de la formación - están muy interesados en construir un sistema práctico y eficiente, pero definitivamente funcional. Esta motivación intrínseca es un prerrequisito muy bueno.

No hay apoyo desde arriba - este es a menudo el problema

Mi cliente mencionado en la discusión de la cantina comparte esta actitud - su problema y el de muchos otros es completamente diferente: el entusiasmo no es realmente compartido por la alta dirección. El resultado: no hay apoyo - ni en términos de la embajada ni en términos de recursos - financieros o de personal. Y es sólo con entusiasmo que uno no puede establecer un proceso "apropiadamente".

Pero ahora el auditor entra en juego de nuevo. Él o ella suele ser también muy concienzudo en su trabajo y sí, los puntos débiles se encuentran sin duda - pero esto también puede ser una oportunidad para nosotros los gerentes de la BC! Como ya hemos aprendido en mi artículo en el blog "Melon Reporting - Green Outside, Red Inside", la alta dirección tiene una "alergia al rojo". Mucho rojo podría significar que finalmente podríamos tener una cita "allá arriba" donde tenemos que explicar todo el rojo. Si nos preparamos bien para esta reunión, podríamos crear un poco más de conciencia en la cúpula y, de ser necesario, obtener más recursos para una mejor aplicación.

Y luego están los otros casos en los que el Gerente de la BC simplemente hace un buen trabajo - con lo mejor de su conocimiento y conciencia. Y aún así se pueden cometer errores o puntos "olvidados", así que es bueno que alguien neutral eche un vistazo y nos señale los huecos en los momentos tranquilos, que luego podemos cerrar. Mejor en el funcionamiento normal que cuando nuestro sistema de BCM explota en nuestras caras exactamente cuando más lo necesitamos: En una crisis o una emergencia.

No lo había pensado de esa manera...

Durante el almuerzo con mi cliente, simplemente le expliqué mi otra visión de las cosas, nunca la había visto así antes.

Así que tal vez deberíamos (después de Corona) sentarnos con nuestros colegas del departamento de auditoría de vez en cuando y almorzar juntos o tomar un café... por mi propia experiencia puedo decir que los auditores son simplemente personas agradables que quieren hacer bien su trabajo. Un trabajo que se supone que hace que una empresa sea mejor y más segura, si eso no es lo que tenemos en común con los gerentes de la BC, los gerentes de crisis y los gerentes de la ITSC!


#planb #goforresilience #bcmacademyhh #unalanzaparalosauditores

Atrás