BCM, crisismanagement en corona

BCM, crisismanagement en corona

Vanaf nu worden hier de blogberichten van Birthe Christiansen van de BCM Academy GmbH, onze dochteronderneming, gepubliceerd.







"We hebben een plan B nodig... "

BCM (Business Continuity Management) is bedoeld om bedrijven voor te bereiden op een "Plan B". Dit plan moet helpen om in een noodsituatie of crisis in staat te blijven om te handelen - het bedrijf mag niet stilstaan, zelfs als belangrijke middelen zoals werkruimtes of personeel niet beschikbaar zijn. De BC Manager is verantwoordelijk voor de uitvoering, maar de verantwoordelijkheid voor Plan B ligt bij het topmanagement.

"Veel werk - in normaal bedrijf"

Wanneer een bedrijf net begint met het bouwen van een BCM systeem, kan het veel werk zijn om zo'n "plan B" te schrijven. Hier zijn vooral de gespecialiseerde afdelingen - dat wil zeggen het "operationele niveau" van een bedrijf - van belang.

De BC Manager werkt volgens de zogenaamde "BCM Lifecycle", een gestandaardiseerde procedure, en maakt gebruik van een zogenaamde BIA (Business Impact Analysis) samen met de gespecialiseerde afdelingen om in te schatten hoe tijdskritisch deze gespecialiseerde afdeling is.

"Efficiëntie: Alleen de tijdkritische gebieden moeten worden gepland!"

De BC Manager wil alleen de tijdkritische afdelingen beveiligen! Als gebieden of processen bij BIA niet tijdskritisch zijn, hoeven ze geen verdere stappen in de levenscyclus uit te voeren.

De echt kritische gebieden werken dan samen met de BC Manager om erachter te komen welke arbeidsmiddelen, welke computerapplicaties en hoeveel personeel er minstens nodig is.
Vervolgens gaan ze samen na hoe ze in geval van nood precies "elders" met andere apparatuur of andere mensen willen werken - alles om de noodwerking voor de duur van de situatie in stand te houden.

Zo wordt bijvoorbeeld toegang op afstand mogelijk gemaakt, zodat medewerkers thuis kunnen werken in tijdkritische ruimtes. Hiervoor moet vaak geld worden geïnvesteerd en moet de IT worden geüpgraded. In de regel is het in het belang van het topmanagement om goede oplossingen te vinden, maar ook om niet te veel geld te investeren - de opvatting van BCM om alleen de tijdkritische gebieden te beveiligen is daarom meestal erg in trek bij het topmanagement... en toen kwam Corona - maar daarover later meer.

"BC plannen zijn idealiter geen dikke boekdelen"

Maar we zijn nog steeds niet klaar... alle verzamelde informatie wordt nu door de afdelingen in plannen geschreven. Geen "dik boekwerk", maar korte en duidelijke instructies voor de grote mislukking!

De volgende stap in de levenscyclus is het goed oefenen en testen. Werkt dit echt en ook in de praktijk als we vanuit huis werken? Kunnen we binnen de gegeven tijd naar de alternatieve locatie komen? Levert de alternatieve leverancier echt in de gewenste kwaliteit en op het juiste moment?

"In staat om te handelen - Operationeel en strategisch!"

Maar wat betekent "in staat om te handelen" vanuit het oogpunt van de BC Manager?

Handelingsbekwaamheid betekent dat de tijdkritische afdelingen blijven functioneren ondanks het verlies van belangrijke middelen (personeel, werkruimten, IT-systemen, enz.). Met andere woorden, het zorgt ervoor dat het operationele niveau in staat is om te handelen.

Maar wie bepaalt wanneer de plannen van de operatieruimtes worden geactiveerd? Wie roept de crisis op? En wie, biddende wijs, leidt het bedrijf door de crisis?

"Crises kunnen veel rubrieken hebben"

De BC Manager bereidt het bedrijf operationeel voor op de 4 (voor productiebedrijven 5) grote scenario's:

Mislukking van

  • Gebouwen

  • Personeel

  • IT/Infrastructuur

  • Dienstverleners / leveranciers

  • Productiefaciliteiten

Maar de crisismanager bereidt zijn crisisteam voor op vele andere onderwerpen: Cyberaanvallen, pandemieën, nalevingsproblemen, veiligheidsincidenten, liquiditeitsproblemen, marktveranderingen, fraude... Elk bedrijf heeft zijn eigen onderwerpen.

"De plannen van BC kunnen het crisisteam tijd besparen"

De interactie tussen de BC Manager en de crisismanager is dus duidelijk: als de IT/infrastructuur faalt of een belangrijke leverancier niet meer levert, kan het crisisteam de plannen op operationeel gebied activeren - hier loopt het dan volgens plan.

Op deze manier kan het crisisteam de strategische vraagstukken in zo'n crisis aanpakken en hoeft het geen kostbare tijd meer te investeren in het in stand houden van een tijdkritische bedrijfsvoering. Hopelijk heeft de BC Manager hier goed voorbereidend werk verricht met de gespecialiseerde afdelingen.

"Allemaal werken vanuit het thuiskantoor!"

Dit was de beslissing van veel bedrijven in tijden van het coronavirus. Iedereen roept de BC Manager op. Hij moet een plan hebben, toch? Hebben we niet gezegd dat er vanuit huis moet worden gewerkt?

Ja, dat hebben we gedaan... maar bij BCM hebben we ons gewoon geconcentreerd op de tijdkritische processen. Het feit dat alle medewerkers ineens op afstand toegang moesten krijgen tot de systemen was natuurlijk niet gepland.

De crisismanagementteams in de bedrijven hebben nu besloten om geld te investeren en de mogelijkheden voor toegang op afstand uit te breiden. Dit zal het werk van de BC Manager in de toekomst waarschijnlijk gemakkelijker maken.

"BC managers zijn geen Catastrofe Managers..."

De BC Manager is verantwoordelijk voor de voorbereiding van het bedrijf op grote onderbrekingen en voor het omgaan met het tijdelijke verlies van de bovengenoemde middelen.

In tijden van het Coronavirus en de ineenstorting van de hele economie, niet alleen in Duitsland, bereikt de BC Manager zijn grenzen. Elementen uit de plannen zijn nuttig en geven informatie over de werking van het bedrijf. De BC Manager kan het crisisteam ondersteunen met zijn kennis en de plannen gebruiken als een bron van ideeën voor mogelijke oplossingen - maar uiteindelijk hebben de crisisteams nu de moeilijke taak om de juiste beslissingen te nemen om deze wereldwijde catastrofe het hoofd te bieden.

#bcm #business continuity #crisis management #planb #corona

Back