De auditor gaat altijd alleen voor de lunch

De auditor gaat altijd alleen voor de lunch

Hier zullen de blogberichten van Birthe Christiansen van de BCM Academy GmbH, onze dochteronderneming, worden gepubliceerd.   

Heb je dat ooit gemerkt? Hoe veranderen gezichten als iemand zegt dat hij bij Interne Zaken werkt? Of hoe de collega's in de stoel naar beneden glijden als "de molenaar" van IR in het telefoonscherm verschijnt? Waarom Internal Audit een nuttige instelling is, leest u in deze blogpost.




Beeldbron: Shutterstock, royalty-vrij​


Laatst ging ik voor de voorbespreking van een interne opleiding met mijn cliënt naar de kantine voor de lunch - ja, dat was in de pre-Corona-periode. Die dag waren we iets later onderweg en de kantine was al goed gevuld. Aan een tafel voor 8 personen zat een dame - alleen. Ik stelde voor dat we daar konden vragen om mee te doen. "In geen geval! We gaan zo ver mogelijk weg zitten..." antwoordde mijn cliënt. Ik: "Uh, waarom?" Hij: "Dit is de accountant." Ik moest glimlachen, waarbij ik op de een of andere manier medelijden had met de dame die eigenlijk best aardig leek. Vooral omdat niemand echt met haar heeft gezeten tijdens de hele pauze...

Frustrate BCM-levenscycluskloven

Mijn cliënt was net zijn hart aan het uitstorten. Hij zou immers niet genoeg financiële middelen ter beschikking hebben, zodat het geen wonder was dat de BCM-levenscyclus niet zo goed kon worden uitgevoerd. Hij is immers verantwoordelijk voor andere processen en doet liever full-time aan BCM. Maar er wordt overal bespaard. Het topmanagement stelt zich altijd ten doel om BCM "niet te groot" te maken - het moet de externe auditors tevreden stellen, maar niet te duur zijn. En in het algemeen is hij blij dat hij geld heeft gekregen om zijn coördinatoren twee dagen lang op te leiden. Toch is hij zich ten volle bewust van de hiaten in zijn levenscyclus - wat hem frustreert.

De BCM levenscyclus bestaat uit verschillende fasen die op elkaar voortbouwen en onderling afhankelijk zijn. Elk levenscyclusjaar eindigt met de zogenaamde "valideringsfase". Dit bestaat op zijn beurt weer uit meerdere to-dos voor de BC Manager en ook het operationele niveau, de gespecialiseerde afdelingen met hun BC-coördinatoren:

  • Test & Praktijk

  • Onderhoud van de documenten

  • Audits

Alle stappen samen, en dus de hele valideringsfase, zijn gericht op het bewijzen van de levensvatbaarheid van het BCM-systeem. De kwaliteit moet worden verbeterd.

De jaloezieën gaan naar beneden bij de audit...

Kwaliteit... verbeteren... dat klinkt allemaal geweldig! Testen en oefenen klinkt ook spannend - als het gaat om het onderhoud van documenten is het enthousiasme al aan het afnemen, maar bij de audit is het vaak alweer voorbij - de jaloezieën gaan naar beneden. Waarom is dat zo?

De auditor controleert de juistheid van de processen, d.w.z. kijkt hoe proceseigenaren hun werk hebben gedaan. Hij doet dit meestal met een auditcatalogus. Auditors zijn in dit opzicht begrijpelijkerwijs zeer nauwkeurig - waardoor ze vaak onflatteuze namen krijgen. "Kontrolletti" of "Erbsenzähler" zijn relatief vriendelijke uitdrukkingen. In de regel kondigt de auditor zijn bezoek vooraf aan, wat vaak leidt tot een slecht humeur in het betreffende gebied.

Het doel is om zwakke punten en tekortkomingen op te sporen, bijna op te sporen, en deze vervolgens schriftelijk vast te leggen in een verslag. En waar gaat het rapport naartoe? Naar de top, natuurlijk... Van daaruit wordt de druk weer opgevoerd - waarom zijn er hier en daar zo'n en zo'n gaten? Waarom wordt dit proces nog steeds niet volledig uitgevoerd? Veel onaangename vragen... Vaak wordt de tijd tot het eerste bezoek van de auditor gebruikt om gehaast een beetje gras te zaaien of om snel bepaalde leemtes op te vullen. Wie wil er in een slechte positie verkeren om de hierboven genoemde redenen?

Deze nogal negatieve basishouding is zeker menselijk op een bepaalde manier, de persoon relateert de gevonden zwakheden direct en direct aan zichzelf.

Als de BC Manager zich echter uit deze automatiseringsval kan bevrijden, kan een andere kijk op de zaak mogelijk zijn. Uiteindelijk kunnen we de accountant ook als onze bondgenoot zien.

BC Managers die hun opleiding bij ons op de BCM Academy hebben afgerond, hebben allemaal iets gemeen: ze zijn enthousiast over het "BCM" proces. Dit betekent dat ze allemaal - op zijn laatst na de training - heel graag een praktisch en efficiënt maar zeker functionerend systeem willen opbouwen. Deze intrinsieke motivatie is een zeer goede voorwaarde.

Geen steun van bovenaf - dit is vaak het probleem

Mijn eerder genoemde klant in de kantinediscussie deelt deze houding - zijn probleem en dat van vele anderen is gewoon een heel ander: het enthousiasme wordt niet echt gedeeld door het topmanagement. Het resultaat: geen steun - noch in termen van de ambassade, noch in termen van middelen - financiële of personele middelen. En het is alleen met enthousiasme dat men een proces niet "goed" kan opzetten.

Maar nu komt de auditor weer in het spel. Hij of zij is meestal ook zeer consciëntieus in zijn of haar werk en ja, zwakke punten worden zeker gevonden - maar dit kan ook een kans zijn voor ons als BC-managers! Zoals we al hebben geleerd in mijn blogartikel "Melon Reporting - Green Outside, Red Inside", heeft het topmanagement een "rode allergie". Veel rood zou kunnen betekenen dat we eindelijk een afspraak "daarboven" krijgen waar we al het rood moeten uitleggen. Als we ons goed voorbereiden op deze bijeenkomst, kunnen we misschien wat meer bewustzijn aan de top creëren en, indien nodig, meer middelen krijgen voor een betere uitvoering.

En dan zijn er nog de andere gevallen waarin de BC Manager gewoon goed werk levert - met het beste van zijn kennis en geweten. En toch kunnen er fouten worden gemaakt of punten "vergeten" - dus het is goed als iemand neutraal kijkt en ons in rustige tijden op gaten wijst, die we dan kunnen dichten. Beter in normaal bedrijf dan wanneer ons BCM-systeem in ons gezicht wordt opgeblazen, precies op het moment dat we het het meest nodig hebben: In een crisis of een noodsituatie.

Hij had er niet op die manier aan gedacht...

Tijdens de lunchpauze met mijn klant legde ik gewoon mijn andere kijk op de dingen uit - zo had hij het nog nooit gezien.

Dus misschien moeten we (na Corona) af en toe met onze collega's van de auditafdeling gaan zitten en samen lunchen of een kopje koffie drinken... uit eigen ervaring kan ik zeggen dat auditors gewoon aardige mensen zijn die hun werk goed willen doen. Een baan die verondersteld wordt een bedrijf beter en veiliger te maken - als dat niet is wat we gemeen hebben met BC-managers, crisismanagers en ITSC-managers!


#planb #goforresilience #bcmacademyhh #alanceforauditors

Back